Voorraad in de bestelwagen, of hoe u een tweede rit voor één onderdeel vermijdt

Waarom de voorraad in de bestelwagen nooit klopt

De voorraad in een bestelwagen klopt zelden omdat ze op vier manieren verandert zonder dat iemand het noteert: een technieker gebruikt een onderdeel en vergeet het, een collega leent iets uit een andere bestelwagen, het aanvullen gebeurt op zicht, en een onderdeel dat terugkomt van een klant gaat niet terug in de telling.

Gevolg: de lijst op kantoor zegt dat er drie filterpatronen in bestelwagen 2 liggen, de technieker vindt er geen. Of omgekeerd: er liggen er acht, omdat iedereen er "voor de zekerheid" een paar bij legde.

Wie onderhoud doet aan technische installaties, kent het probleem. Bij waterbehandeling rijdt een technieker rond met filterpatronen, pakkingen, kleppen en dichtingen in verschillende maten. Eén verkeerde maat, en een onderhoud van een half uur wordt een tweede afspraak.

Vijf afspraken voor een bestelwagen die klopt

1. Een vast assortiment met een minimum per bestelwagen. Bepaal per bestelwagen welke onderdelen er altijd in moeten liggen en hoeveel minstens. Een technieker die vooral onderhoud doet, heeft een ander assortiment nodig dan een technieker die storingen oplost.
2. Boek elk onderdeel op het moment van gebruik, op de interventie. Niet 's avonds, niet aan het eind van de week. Zo daalt de voorraad op het juiste moment en staat het onderdeel klaar voor de factuur.
3. Eén circuit om aan te vullen. De technieker vraagt aan, een verantwoordelijke keurt goed, het magazijn zet klaar, de levering wordt bevestigd. Wie zonder aanvraag uit het magazijn neemt, maakt de telling waardeloos.
4. Kijk de onderdelen na vóór het vertrek. Weet u welke onderdelen een type interventie of een type installatie meestal vraagt, dan kunt u dat de dag ervoor vergelijken met wat in de bestelwagen ligt.
5. Tel regelmatig, met een reden bij elke correctie. Beschadigd, verloren, gevonden, retour niet geboekt: de reden vertelt u waar het circuit lekt.

Wie doet wat?

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

Service Suite beheert de voorraad en onderdelen van het magazijn en van elke bestelwagen apart.

• In de app: de technieker ziet onder Bestelwagen zijn voorraad, het minimum en de tekorten. Op een interventie voegt hij de gebruikte onderdelen toe; hij ziet daar alleen wat in zijn bestelwagen ligt. Een onderdeel geldt pas als verbruikt wanneer de server het bevestigd heeft, ook als het zonder netwerk toegevoegd werd.
• Aanvullen: met Onderdelen aanvragen vraagt de technieker een onderdeel aan, met Tekorten aanvragen in één keer alles wat onder het minimum zit. Een verantwoordelijke keurt goed, het magazijn valideert de overboeking, en pas dan verlaat de voorraad het magazijn.
• Op kantoor: per bestelwagen ziet u wat er ligt, het minimum en de status: uitverkocht, onder minimum of op peil. Een onderdeel kunt u zoeken in het magazijn of in de andere bestelwagens.
• Onderdelenparaatheid: voor de interventies van de komende dagen vergelijkt Service Suite de nodige onderdelen met de voorraad in de bestelwagen van de toegewezen technieker. Welke onderdelen nodig zijn, volgt uit onderdelensjablonen per type interventie of per categorie van installatie, uit onderdelen die handmatig aan de interventie toegevoegd werden, of uit de historiek.
• Tellen: een correctie van de telling krijgt altijd een reden.

De minimumvoorraad legt het kantoor zelf vast: zonder minimum kan de app geen tekort signaleren. De gebruikte onderdelen komen op de interventie en zo op de factuur, zie van werkbon tot factuur.

Veelgestelde vragen

Hoe weet ik welke onderdelen in welke bestelwagen liggen?

Per bestelwagen ziet u in Service Suite wat erin ligt, het minimum en of er een tekort is. Zoekt u één onderdeel, dan zoekt u het in het magazijn of in de andere bestelwagens.

Wanneer moet een bestelwagen aangevuld worden?

Zodra een onderdeel onder zijn minimum zakt. De technieker ziet zijn tekorten in de app en vraagt ze in één keer aan. Dat werkt alleen als het kantoor per bestelwagen een minimum vastlegde.

Wat als een technieker een onderdeel gebruikt zonder netwerk?

Hij voegt het gewoon toe; de regel wacht op het toestel tot er netwerk is. Pas wanneer de server de boeking bevestigt, wordt het onderdeel als verbruikt getoond.

Kan ik vóór vertrek nagaan of alle onderdelen er zijn?

Ja. De onderdelenparaatheid vergelijkt voor de interventies van de komende dagen de nodige onderdelen met de voorraad in de bestelwagen van de technieker, en toont per interventie of alles klaar is of wat ontbreekt. Zie ook techniekers plannen.

Komen gebruikte onderdelen automatisch op de factuur?

Ze staan op de interventie. Maakt het kantoor de factuur vanuit die interventie, dan staan de gebruikte onderdelen op de conceptfactuur, klaar om na te kijken.