Cashflow opvolgen in een servicebedrijf: de kaspositie, de cijfers per week en een vaste routine

Waarom winst en geld op de rekening uit elkaar lopen

De resultatenrekening toont wat u verdiend hebt, de bankrekening wat er binnengekomen en buitengegaan is. In een bedrijf met techniekers zitten daar vaak weken tussen:

• Werk gedaan, nog niet gefactureerd. Het loon van de technieker en de onderdelen zijn betaald, maar de factuur wacht op een werkbon of op iemand die tijd heeft.
• Gefactureerd, nog niet betaald. De omzet staat in de boekhouding. Het geld komt pas na de betalingstermijn, en soms later.
• Voorraad in de bestelwagens en het magazijn. Onderdelen die u aan de groothandel betaald hebt, liggen op een rek tot een technieker ze gebruikt.
• Grote installaties. De warmtepomp of de waterverzachter betaalt u aan uw leverancier, vaak voordat de klant u betaalt.
• Contracten die per jaar gefactureerd worden. Het geld komt in één keer binnen, het werk is over het jaar gespreid. Het moment van de jaarfactuur bepaalt of het geld vóór of na het werk binnenkomt.

Op uw rekening staat ook btw die u bij klanten int en later doorstort. Dat geld is er wel, maar u kunt het niet uitgeven.

Kaspositie: wat betekent het?

• Kaspositie: het geld waarover u vandaag beschikt, het saldo van uw zichtrekeningen en uw kas. Een foto op één moment.
• Netto kaspositie: die kaspositie min wat u op korte termijn aan de bank verschuldigd bent, zoals een kaskrediet dat u gebruikt. Vraag uw boekhouder welke rekeningen hij meetelt.
• Cashflow of kasstroom: wat er over een periode binnenkomt en buitengaat. Een positieve kasstroom over een maand betekent dat er meer binnenkwam dan er buitenging.

Cashflow opvolgen is dus weten waar u vandaag staat, en zien wat er de komende weken binnenkomt en buitengaat.

De cijfers die u elke week en elke maand bekijkt

Voor de ouderdom volstaat een eenvoudige indeling: nog niet vervallen, tot 30 dagen na de vervaldag, 31 tot 60 dagen, meer dan 60 dagen. Hoe ouder de factuur, hoe sneller u belt. Welke herinnering u wanneer stuurt, leest u in een betalingsherinnering sturen, de operationele cijfers in KPI's voor een technische dienst.

Een vaste routine voor elke week

Kies een vast moment, bijvoorbeeld maandagochtend, en één persoon die het doet.

1. Noteer de kaspositie, elke week op dezelfde dag.
2. Factureer wat af is. Ontbreekt er een werkbon of een handtekening, vraag die dan vandaag aan de technieker.
3. Overloop de vervallen facturen, de oudste en de grootste eerst. Noteer per klant wat u doet en wanneer.
4. Kijk wat u de komende weken moet betalen: leveranciers, lonen, huur, leasing, btw.
5. Werk de kasplanning bij voor de komende vier tot acht weken.
6. Beslis op tijd. Moet een aankoop wachten, vraagt u bij het volgende project een voorschot, of spreekt u met uw bank voordat het krap wordt?

Een kasplanning past in een rekenblad, met één regel per week:

Tel bij "verwacht binnen" alleen wat realistisch is. Een klant die altijd twee weken te laat betaalt, zet u twee weken later.

Waar u op kunt sturen

• Factureer kort na het werk. Hoe u dat zonder overtypen doet, leest u in van werkbon tot factuur.
• Vraag een voorschot bij grote installaties, als uw voorwaarden dat toelaten en de klant het vooraf weet. Zet het bedrag en het moment al in de offerte: zie een offerte opmaken. Betaalt een consument een voorschot, dan moet u volgens de FOD Economie een bestelbon opstellen (FOD Economie, 8 oktober 2024). Laat uw voorwaarden nakijken door uw boekhouder of juridisch adviseur.
• Herinner op vaste momenten, met een telefoontje bij de tweede herinnering.
• Kies bewust wanneer u contracten factureert. Een jaarfactuur bij het begin van het contractjaar brengt het geld vóór het werk binnen. Wat u afspreekt, hoort in het contract.
• Hou de voorraad bij wat het werk vraagt. Zie voorraad in de bestelwagen en voorraadbeheer in het magazijn.
• Betaal leveranciers op de vervaldag. Vroeger betalen loont alleen met een korting, later betalen kost vertrouwen.

Een voorbeeld: maandagochtend bij een verwarmingsbedrijf

Een fictief verwarmingsbedrijf met zes techniekers plaatst ketels en warmtepompen en onderhoudt toestellen onder contract. De bedragen zijn een voorbeeld. Maandagochtend noteert de zaakvoerder:

Deze week is er genoeg. Maar volgende week vervalt de factuur van de groothandel voor twee warmtepompen, en de lonen volgen kort daarna. De zaakvoerder beslist:

• De veertien interventies worden deze week gefactureerd. Bij drie ontbreekt de handtekening: de planner vraagt ernaar.
• Kantoor belt de twee syndici. De ene wacht op het akkoord van de mede-eigenaars, de andere vraagt een kopie met de naam van het gebouw.
• Voor de volgende warmtepomp komt er een voorschot in de offerte, met een bestelbon.
• De jaarfacturen van de onderhoudscontracten vertrekken voortaan in januari.

In zijn kasplanning ziet hij dat de derde week krap wordt. Hij bespreekt nu al met zijn boekhouder hoe hij die week overbrugt.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

Het Financieel overzicht, in Inzichten › Financieel overzicht, brengt het resultaat, de kaspositie en wat aandacht vraagt op één pagina. De cijfers komen uit uw boekhouding: alleen geboekte boekingen tellen mee.

• Kas & werkkapitaal: Kasinstroom, Kasuitstroom en Netto kasstroom over de gekozen periode (Jaar, Maand of Aangepast), en Te ontvangen en Te betalen als saldo op de einddatum, inclusief btw. Verloop per maand toont de Kasstroom per maand, eventueel met Vergelijk met vorig jaar.
• Aandacht nodig, op de datum van vandaag: de vervallen facturen, de afgewerkte interventies die nog gefactureerd moeten worden met hun waarde exclusief btw, en de onderhoudscontracten die binnen 60 dagen aflopen. Een klik opent de lijst.
• Contractomzet (verwacht): de actieve onderhoudscontracten maal de jaarprijs, omgerekend naar de maand.
• Facturen: in Verkoop & facturatie › Facturen tonen de kaarten Te ontvangen en Vervallen de openstaande bedragen. Het zijpaneel van een factuur zegt hoe lang ze al vervallen is, en Betaling registreren noteert wat binnenkwam. De herinneringen vóór en na de vervaldag stelt de beheerder in bij Werk › Automatiseringen.
• Te factureren en Jaarfactuur maken: Factuur maken op een voltooide interventie maakt een conceptfactuur met de uren en onderdelen. Op een actief onderhoudscontract maakt Jaarfactuur maken de conceptfactuur van het kalenderjaar aan, tegen de ingestelde jaarprijs.

Goed om te weten:

• Een conceptfactuur telt in het financieel overzicht nergens mee.
• Uw boekhoudrekeningen moeten gekoppeld zijn in de Rekeningtoewijzing. Een categorie die Niet gekoppeld is, telt als 0, en dat is geen echte nul. Automatisch koppelen (PCMN) stelt een koppeling voor volgens het Belgische rekeningenstelsel.
• Standaard zien de beheerder, de Finance Manager en de Directie het financieel overzicht. Wie het recht niet heeft, ziet het menu-item niet.
• Marge op onderdelen is niet beschikbaar: de kostprijs van gebruikte onderdelen wordt niet per interventie opgevolgd.
• De kasplanning voor de komende weken houdt u zelf bij, bijvoorbeeld in het rekenblad hierboven.

Meer over de facturatie in Service Suite en over onderhoudscontracten opvolgen.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen winst en cashflow?

Winst is het verschil tussen omzet en kosten in uw boekhouding. Cashflow is wat er echt op uw rekening binnenkomt en buitengaat. In een servicebedrijf zit daar tijd tussen: werk dat nog niet gefactureerd is, facturen die nog niet betaald zijn, en onderdelen die u al betaald hebt.

Wat betekent kaspositie?

De kaspositie is het geld waarover uw bedrijf op een bepaald moment beschikt: het saldo van de zichtrekeningen en de kas. De netto kaspositie trekt daar de kortlopende bankschulden van af, zoals een kaskrediet dat u gebruikt.

Hoe vaak volgt u de cashflow op?

Elke week, op een vast moment: de kaspositie, de vervallen facturen, het werk dat nog niet gefactureerd is en wat u de komende weken betaalt. Elke maand komen de netto kasstroom, de voorraad en de grote uitgaven erbij.

Hoe verbetert u de cashflow van een servicebedrijf?

Factureer kort na het werk, herinner op vaste momenten en vraag bij grote installaties een voorschot als uw voorwaarden dat toelaten. Kies bewust wanneer u onderhoudscontracten factureert, en hou de voorraad bij wat het werk vraagt.

Toont Service Suite de kaspositie?

Het financieel overzicht toont de kasinstroom, de kasuitstroom en de netto kasstroom over de gekozen periode, en de te ontvangen en te betalen saldi op de einddatum. Alleen geboekte boekingen tellen mee, en uw rekeningen moeten gekoppeld zijn. De kasplanning voor de komende weken houdt u zelf bij.