Bestelbon: wanneer is hij verplicht, wat moet erop staan en hoe ziet een voorbeeld eruit?

Wat is een bestelbon?

Een bestelbon legt een bestelling vast: wat de klant bestelt, tegen welke prijs, en wanneer u levert of het werk uitvoert. In een servicebedrijf volgt hij op een aanvaarde offerte en komt hij vóór de factuur. Betaalt een consument een voorschot, dan is een bestelbon in België verplicht, met onder meer het voorschot, het saldo en uw handtekening.

Het woord wordt in twee richtingen gebruikt. U bezorgt de klant een bestelbon als bevestiging van wat hij bij u bestelt. En een zakelijke klant, zoals een syndicus of een bedrijf met een aankoopdienst, stuurt u vaak zijn eigen bestelbon, met een bestelnummer dat hij later op uw factuur terug wil zien.

Waar het misloopt zonder bestelbon

• Het voorschot staat nergens. De klant betaalde, maar niemand noteerde hoeveel er nog openstaat.
• Niemand weet welke versie geldt. De offerte had twee opties en werd daarna nog aangepast. Welke koos de klant uiteindelijk?
• De leverdatum werd mondeling beloofd. Loopt de levering van het toestel vertraging op, dan heeft iedereen een andere herinnering.
• De factuur blijft hangen bij de klant. Zijn boekhouding kan ze niet toewijzen zonder het bestelnummer dat hij u bezorgde.
• De planning hoort het te laat. De bestelling is rond, maar niemand maakt de interventie aan.

Offerte, bestelbon en factuur: het verschil

Volgens ConsumerConnect, een initiatief van de FOD Economie, heeft een getekende offerte of bestelbon de waarde van een contract. Hoe u een offerte opbouwt en wat de FOD Economie over offertes aan consumenten zegt, leest u in een offerte opmaken.

Is een bestelbon verplicht?

Bij een consument die een voorschot betaalt: ja. In haar bericht over bouwcontracten van 8 oktober 2024 schrijft de FOD Economie: betaalt de consument een voorschot, dan moet er een bestelbon worden opgesteld. ConsumerConnect zegt hetzelfde aan de consument. De bestelbon heeft een eigen hoofdstuk in boek VI van het Wetboek van economisch recht (artikel VI.88), en het koninklijk besluit van 30 juni 1996 noemt de vermeldingen.

Zonder voorschot gaat die regel niet over uw geval. Een schriftelijke bevestiging van de bestelling blijft goede praktijk: ze legt vast wat de klant koos en wanneer u komt.

Tussen ondernemingen gelden de bronnen hierboven niet: ze gaan over consumenten. Wat u met een zakelijke klant vastlegt, hangt af van uw afspraken en uw voorwaarden. In de praktijk werken veel zakelijke klanten met een eigen bestelbon en een bestelnummer. Neem dat nummer over op uw bevestiging en op uw factuur, zodat hun boekhouding de factuur kan toewijzen.

Laat uw sjabloon en uw voorwaarden nakijken door uw juridisch adviseur, en vraag uw boekhouder hoe u een voorschot factureert en boekt.

Wat moet er op een bestelbon staan?

Volgens het koninklijk besluit van 30 juni 1996, artikel 19, vermeldt de bestelbon onder meer:

1. de naam of benaming en het adres van de verkoper, en in voorkomend geval zijn inschrijvingsnummer (de tekst van 1996 spreekt nog van het handels- of ambachtsregister);
2. de datum en het volgnummer van de bon;
3. een beschrijving waarmee het product of de dienst zeker geïdentificeerd kan worden;
4. de eenheidsprijs, de hoeveelheid en de totale prijs;
5. het bedrag van het betaalde voorschot;
6. het saldo;
7. de datum of de termijn van de levering of van de dienst;
8. de handtekening van de verkoper.

"Onder meer" betekent dat dit een minimum is (tekst op ejustice geraadpleegd op 31 oktober 2026).

Goede praktijk daarbovenop, zonder dat de bronnen hierboven het opleggen:

• de gegevens van de klant, met het adres van het werk als dat anders is;
• uw ondernemingsnummer en btw-nummer, het btw-tarief per regel en de totalen;
• het nummer en de datum van de offerte waarop de bestelling steunt;
• wanneer en hoe het saldo betaald wordt;
• uw algemene voorwaarden;
• de handtekening van de klant, met de datum;
• bij een zakelijke klant: zijn bestelnummer.

Het bestelbonnummer

Het besluit vraagt een volgnummer. Gebruik één doorlopende reeks, bijvoorbeeld BB-2026-0001, BB-2026-0002, en geef een nummer nooit twee keer. Annuleert u een bestelbon, laat het nummer dan staan met de vermelding dat hij geannuleerd is. Het bestelnummer van een zakelijke klant is zijn referentie, niet uw volgnummer: noteer het apart.

Een bestelbon: voorbeeld

Een voorbeeld om aan te passen, geen officieel model. Wat tussen haakjes staat, vult u zelf in.

Een voorbeeld: een warmtepomp met voorschot

Een fictief verwarmingsbedrijf maakt een offerte voor een warmtepomp bij een gezin. De klant kiest de optie met de grotere boiler en tekent. De offerte vraagt een voorschot bij de bestelling, en het toestel heeft een levertermijn van enkele weken.

Op kantoor wordt de offerte bevestigd. De bestelbon herneemt de gekozen optie, het voorschot dat de klant betaalde, het saldo en de week van de plaatsing, en de zaakvoerder tekent hem. De klant krijgt een kopie per e-mail. Daarna bestelt het kantoor het toestel en maakt het de interventie voor de plaatsing aan. Na de plaatsing sluit de factuur aan op de bestelbon: dezelfde regels en prijzen, met het voorschot verrekend zoals de boekhouder het voorschrijft.

In dezelfde week bestelt een syndicus een herstelling aan de collectieve ketel van een appartementsgebouw. Hij stuurt zijn eigen bestelbon met een bestelnummer. Het kantoor neemt dat nummer over als referentie, en het komt later ook op de factuur. Een factuur zonder dat nummer kan bij de syndicus blijven liggen: zie een betalingsherinnering sturen.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

In Service Suite is de bestelbon de bevestigde offerte. U werkt in Verkoop & facturatie › Offertes, een onderdeel van de facturatie.

• Klantreferentie: bij het aanmaken van een offerte vult u een referentie in, die als titel in de lijst dient. Daar past bijvoorbeeld het bestelnummer van een zakelijke klant.
• Bevestigen: zegt de klant ja, dan bevestigt u de offerte en wordt ze een Bestelbon. Afhankelijk van de producten maakt de Service Suite meteen de interventies aan; de serviceregels vragen daarvoor een Servicelocatie. De klant krijgt daarbij geen e-mail.
• Vanuit de bestelbon: Interventie aanmaken (op de locatie van de bestelling en eraan gekoppeld), Project aanmaken, Onderhoudscontract aanmaken (in Concept tot u het activeert) en Factureren. Het blok Facturen toont de facturen van de bestelling.
• Factureren maakt een conceptfactuur met de afgesproken regels, prijzen en kortingen; er wordt niets geboekt of verstuurd. Maakt de boekhouding de factuur vanuit een interventie die aan de bestelbon gekoppeld is, dan neemt die factuur de regels en prijzen van de bestelbon over, plus de gebruikte onderdelen die er niet op staan.
• Referentie op de factuur: op een conceptfactuur wijzigt Bewerken in het blok Gegevens de Factuurdatum, de Betalingstermijn en de Referentie.
• Bestelbon annuleren annuleert ook de conceptfacturen van de bestelbon, niet de geboekte facturen.

Goed om te weten:

• Een bestelbon is alleen-lezen: u wijzigt hem niet meer in de applicatie. Voor een correctie vraagt u Digitalnatie.
• De handleiding beschrijft geen voorschot en geen saldo op de bestelbon. Vraagt u een consument een voorschot, kijk dan na of uw document alle vermeldingen van het koninklijk besluit draagt, en vul aan wat ontbreekt.
• De offerte stuurt u zelf als pdf naar de klant: versturen per e-mail of een handtekening aanvragen kan niet vanuit de applicatie.
• Niet elke rol mag elke stap: Factureren doen standaard de beheerder en de boekhouding, een project of een onderhoudscontract aanmaken de beheerder en de verantwoordelijke.

Hoe het werk daarna tot een factuur komt, leest u in van werkbon tot factuur. Wat een voorschot voor uw kas betekent, staat in cashflow opvolgen.

Veelgestelde vragen

Is een bestelbon verplicht?

Betaalt een consument een voorschot, dan moet u volgens de FOD Economie een bestelbon opstellen. Het koninklijk besluit van 30 juni 1996 noemt wat erop moet staan, onder meer het voorschot, het saldo, de leverdatum en de handtekening van de verkoper. Wat in andere gevallen geldt, ook tussen ondernemingen, vraagt u aan uw juridisch adviseur.

Wat is het verschil tussen een offerte en een bestelbon?

Een offerte is uw voorstel vóór het akkoord, met een prijs en een geldigheidsduur. De bestelbon bevestigt wat de klant bestelde, met de prijs, het voorschot, het saldo en de datum of termijn van levering. Volgens ConsumerConnect van de FOD Economie heeft een getekende offerte of bestelbon de waarde van een contract.

Wat moet er op een bestelbon staan?

Volgens het koninklijk besluit van 30 juni 1996 minstens: naam en adres van de verkoper, datum en volgnummer, een duidelijke beschrijving, eenheidsprijs, hoeveelheid en totaal, het betaalde voorschot, het saldo, de datum of termijn van levering en de handtekening van de verkoper. Goede praktijk is daarnaast uw ondernemingsnummer, de btw per regel, het nummer van de offerte en de handtekening van de klant.

Wat is een bestelbonnummer?

Het volgnummer van uw bestelbon, dat het koninklijk besluit van 30 juni 1996 vraagt. Gebruik één doorlopende reeks en geef een nummer nooit twee keer. Een zakelijke klant heeft vaak een eigen bestelnummer: noteer dat apart en neem het over op uw factuur.

Kan ik een bestelbon in Service Suite nog wijzigen?

Nee. Een bevestigde offerte wordt in Service Suite een bestelbon die alleen-lezen is, en voor een correctie vraagt u Digitalnatie. Vanuit de bestelbon maakt u wel de interventie, het project, het onderhoudscontract of de conceptfactuur aan.