Werfverslag: wat erin hoort, met een voorbeeld voor uw installatieprojecten

Wat is een werfverslag?

Een werfverslag is een korte, schriftelijke stand van zaken van een werf: de datum, wie er was, welk werk gedaan is, de uren, het materiaal dat gebruikt werd of ontbrak, foto's, problemen en beslissingen, en de volgende stap. Bij een installatieproject schrijft de hoofdtechnieker het per dag of per week, voor het kantoor en vaak ook voor de klant.

Op een grote bouwwerf heet ook het verslag van de werfvergadering zo, vaak opgesteld door de architect of de hoofdaannemer. Dit artikel gaat over uw eigen werfverslag.

Waarom een werfverslag bij een installatieproject?

Een warmtepomp, een nieuwe stookplaats of een waterbehandelingsinstallatie loopt over meerdere dagen. Zonder verslag gaat er onderweg informatie verloren:

• Het kantoor weet niet hoe ver de werf staat. Elke vraag van de klant wordt een telefoontje naar de technieker.
• Ontbrekend materiaal valt te laat op. De technieker merkt het 's morgens, het magazijn hoort het 's avonds.
• Een beslissing ter plaatse verdwijnt. De klant vraagt de buitenunit een meter verder te zetten. Twee maanden later weet niemand nog wie dat besliste.
• Meerwerk wordt niet gefactureerd. Een extra leiding staat nergens beschreven, dus ook niet op de factuur.

Drie documenten lopen vaak door elkaar. Elk heeft zijn eigen moment:

Wat in het rapport voor de klant hoort, leest u in het interventierapport naar de klant. De overdracht aan het einde staat in proces-verbaal van oplevering.

Dagelijks of wekelijks werfverslag?

• Een dagelijks werfverslag past bij een werf van enkele dagen tot enkele weken, met een ploeg die elke dag ter plaatse is. Vijf minuten op het einde van de dag.
• Een wekelijks werfverslag past bij een langere werf waar u niet elke dag bent, of bij een opdrachtgever die per week wil weten waar u staat. Het bundelt de dagnotities, met de planning van de week erna.

Een praktische regel: elke werfdag een korte notitie voor het kantoor, en een weekverslag als de klant of de architect dat vraagt.

Wat staat er in een werfverslag?

1. Datum en werf: adres, klant, nummer van de offerte of van het project.
2. Aanwezigen: welke techniekers, van wanneer tot wanneer, en wie er nog was (elektricien, aannemer, klant).
3. Uitgevoerd werk: wat vandaag af is, in korte zinnen, met de taak of de fase waarbij het hoort.
4. Uren: per technieker. Verplaatsing apart als u die apart aanrekent.
5. Materiaal: wat gebruikt en geleverd werd, en vooral wat ontbreekt en tegen wanneer het nodig is.
6. Foto's: van wat straks weggewerkt is, zoals leidingen in een schacht, en van de stand aan het einde van de dag.
7. Problemen en beslissingen: wat misliep, wat afwijkt van de offerte, en wie wat besliste. Meerwerk apart, met de vermelding of de klant het al bevestigde.
8. Volgende stappen: wat morgen of volgende week gebeurt, en wat u nodig hebt van de klant of van een andere partij.

Punten 5 en 7 tellen het zwaarst: wat ontbreekt, moet het magazijn dezelfde dag weten, en meerwerk staat op papier voordat de factuur vertrekt.

Werfverslag voorbeeld om over te nemen

Dit voorbeeld neemt u over in een Word-document, een pdf-formulier of uw software. Het is geen officieel model. De voorbeelden komen van een fictieve werf: een waterontharder met filter in een sporthal.

Houd elke rubriek bij één tot drie regels. Is er niets te melden, schrijf dan "niets": zo weet de lezer dat de rubriek niet vergeten werd.

Wie maakt het werfverslag, en wie krijgt het?

• De hoofdtechnieker schrijft het. Eén verslag per werf, ook als er meerdere techniekers zijn.
• Het kantoor leest het elke dag. De planner voor de volgende dagen, het magazijn voor het materiaal, de boekhouding voor de uren en het meerwerk.
• De klant krijgt een versie op afspraak. Per week, of bij een beslissing die hij moet bevestigen. Interne opmerkingen en prijzen laat u eruit.
• De architect of de hoofdaannemer, als u onderaannemer bent en uw opdracht het vraagt.

Een werfverslag vervangt geen wettelijke registratie. Bij werken in onroerende staat van 500.000 euro of meer exclusief btw moet de aanwezigheid van elke persoon op de werf geregistreerd worden via Checkin@Work, vóór hij aan het werk gaat (socialsecurity.be, geraadpleegd op 31 oktober 2026). Vraag bij twijfel uw sociaal secretariaat of uw juridisch adviseur wat voor uw werf geldt.

Werfverslagen maken die kort blijven

• Schrijf op de werf, op het einde van de dag. 's Avonds thuis bent u de helft vergeten.
• Schrijf feiten. "Afvoerpunt 40 cm hoger dan op het plan" zegt meer dan "probleem met de afvoer".
• Geef elke beslissing een naam. Wie besliste, wanneer, en is het bevestigd?

Een voorbeeld: een stookplaats in een school tijdens de herfstvakantie

Een verwarmingsbedrijf vernieuwt de stookplaats van een basisschool, binnen de herfstvakantie. De hoofdtechnieker schrijft elke dag om vier uur een kort verslag voor het kantoor; de school krijgt op vrijdag een weekverslag.

Op dinsdag noteert hij dat het aansluitstuk voor de schoorsteen niet past op de nieuwe ketel, nodig tegen donderdag. Het magazijn leest het dezelfde namiddag en bestelt het juiste stuk. Op woensdag vraagt de directeur om het expansievat aan de andere muur te hangen. De technieker zet het bij de beslissingen, met "meerwerk, nog te bevestigen". Het kantoor mailt de prijs, en de school bevestigt.

Het weekverslag bundelt de vijf dagen: wat af is, de beslissing over het expansievat en wat er na de vakantie nog gebeurt. De oplevering volgt later, met een apart proces-verbaal.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

Service Suite heeft geen apart werfverslag. Wat erin hoort, staat in het project, de interventies op de werf en de uren.

• Het project: in Werk › Projecten krijgt de werf een project met Klant, Locatie, Hoofdtechnieker, Geplande start en Geplande einddatum. Elke projectkaart toont de voortgang, de afgewerkte taken, de uren en het team.
• De taken: elke taak heeft een Type, onder meer Materiaal voorbereiden, Levering, Installatie en Test, met een Technieker en een Deadline. In Werk › Projecttaken telt de balk Aandacht nodig de taken die te laat zijn en die zonder technieker. De technieker vindt zijn taken in de app onder Meer › Taken en in zijn Agenda, en tikt op Starten en Klaar, ook offline.
• Het werk op de werf: een interventie koppelt u aan het project of aan een taak. In het tabblad Werk vult de technieker het Werkrapport in (Uitgevoerd werk, Vastgesteld probleem, Oplossing), met Interne notities en Opmerkingen voor de klant. Hij voegt Foto's vooraf en Foto's achteraf toe, en de gebruikte onderdelen onder Onderdelen.
• Een werfdag die niet af is: bij Werk beëindigen kiest de technieker bijvoorbeeld Gedeeltelijk afgewerkt of Wacht op onderdelen, met een Reden om opnieuw in te plannen. De interventie gaat terug naar herplanning.
• Op kantoor: de interventiefiche toont het rapport, de foto's onder Bewijs en het Logboek met notities, wijzigingen en bijlagen. Onder Logboek › Bijlagen voegt u een document tot 10 MB toe, bijvoorbeeld een werfverslag dat u in Word opmaakte.
• De uren: in Werk › Medewerkers & uren toont het tabblad Dagregistraties elke registratie met de datum, de medewerker, begin en einde, de activiteit en de interventie of het project. U filtert op Projecten en op Soort activiteit, waaronder de projecturen.

Goed om te weten:

• Er is geen sjabloon voor een werfverslag en geen dagrapport per project. Een verslag voor de klant of de architect stelt u zelf op, met de gegevens hierboven.
• Interne notities komen nooit op het rapport van de klant, Opmerkingen voor de klant wel. Interne zaken van de werf horen dus in de interne notities.
• Een interventie koppelen aan een taak maakt geen interventie aan en plant er geen in. Het werk ter plaatse plant u in de planning.
• Er zijn geen pushmeldingen, en Taken verschijnen in de app alleen als uw organisatie ze gebruikt.

Meer over de module projecten en taken. Hoe u de stappen van een werf plant en opvolgt, leest u in projectopvolging voor installateurs. Hoe de uren binnenkomen, staat in urenregistratie voor techniekers.

Veelgestelde vragen

Wat is een werfverslag?

Een werfverslag is een korte, schriftelijke stand van zaken van een werf, per dag of per week. Het vermeldt wie er was, welk werk gedaan is, de uren, het gebruikte en ontbrekende materiaal, de problemen en beslissingen, en de volgende stappen. Bij een installatieproject schrijft de hoofdtechnieker het.

Is een werfverslag verplicht?

Dat hangt af van uw opdracht: een bestek, een contract of de afspraken met de klant kunnen het vragen. Los daarvan gelden op sommige werven wettelijke registraties, zoals Checkin@Work bij werken van 500.000 euro of meer exclusief btw. Een werfverslag vervangt die registratie niet; vraag bij twijfel raad aan uw juridisch adviseur.

Wat is het verschil tussen een werfverslag en een proces-verbaal van oplevering?

Het werfverslag volgt de werf terwijl ze loopt, per dag of per week. Het proces-verbaal van oplevering legt aan het einde vast wat overgedragen wordt: de tests, de opmerkingen met hun termijn, de documenten en of de klant het werk aanvaardt.

Hoe maak ik een werfverslag in Word of pdf?

Neem vaste rubrieken: werf, datum, aanwezigen, uitgevoerd werk, uren, materiaal, foto's, problemen, beslissingen en volgende stappen. Zet ze in een tabel van één pagina en vul elke rubriek in met één tot drie regels. Het voorbeeld in dit artikel kunt u zo overnemen.

Kan ik werfverslagen maken in een app zoals Service Suite?

Service Suite heeft geen sjabloon voor een werfverslag. De technieker vult per interventie in de app het werkrapport in, met interne notities, foto's en gebruikte onderdelen, en zet zijn projecttaken op klaar. Het verslag voor de klant stelt u zelf op.