Proces-verbaal van oplevering: zo draagt u een installatie over aan de klant, met een voorbeeld

De warmtepomp draait, de technieker ruimt op en de klant vraagt nog snel hoe de thermostaat werkt. Een maand later belt hij: het toestel maakt lawaai, de handleiding is zoek en volgens hem was de isolatie van de buitenleiding nooit af. Niemand weet nog wat er bij de oplevering gemeten, uitgelegd of beloofd werd.

Gepubliceerd door Abdelhay Rahou (opent in een nieuw venster)31 oktober 20269 min lezen

Wat is een proces-verbaal van oplevering?

Een proces-verbaal van oplevering is het document waarin de installateur en de klant samen vastleggen dat het werk overgedragen wordt. Het vermeldt wat geplaatst en getest werd, welke opmerkingen er zijn en tegen wanneer ze opgelost worden, welke documenten de klant kreeg, en of de klant het werk aanvaardt. Beide partijen tekenen.

U hoort ook opleveringsverslag of kortweg pv van oplevering. Voor een installateur is het de laatste stap van een project: een warmtepomp, een nieuwe stookplaats, een waterbehandelingsinstallatie of een ventilatiesysteem.

Waar het misloopt bij de overdracht

Opmerkingen die niemand noteert. "Die afvoer moet nog afgewerkt worden" wordt mondeling gezegd, zonder naam en zonder datum.
Geen meetwaarden. Op de werkbon staat "getest, in orde". Bij een klacht weet niemand meer wat er gemeten werd.
Documenten die ontbreken. De handleiding ligt nog in de bestelwagen, het garantiebewijs komt nooit.
Klaar betekent niet voor iedereen hetzelfde. Voor de technieker is het werk af, voor de klant nog niet, en de factuur wacht.

Hoe u de stappen vóór de oplevering opvolgt, met een eigenaar en een deadline per taak, leest u in projectopvolging voor installateurs.

Voorlopige en definitieve oplevering in België

De wet van 9 juli 1971 tot regeling van de woningbouw en de verkoop van te bouwen of in aanbouw zijnde woningen, de wet Breyne, werkt met twee opleveringen. Artikel 9 bepaalt dat de eindoplevering pas mag gebeuren een jaar na de voorlopige oplevering. Artikel 7 vraagt dat de overeenkomst vermeldt hoe de oplevering gebeurt. U leest de tekst op Justel, de databank van het Belgisch Staatsblad (geraadpleegd op 31 oktober 2026). Of een opdracht onder die wet valt, laat u nakijken door uw juridisch adviseur.

Voor andere opdrachten bepalen uw offerte, uw algemene voorwaarden en de afspraken met de klant hoe de oplevering verloopt. In de praktijk kiezen installateurs vaak een van deze twee werkwijzen:

Eén oplevering, met de opmerkingen en een termijn om ze op te lossen.
Een voorlopige en een definitieve oplevering. Bij de eerste rondgang noteren klant en installateur wat nog niet af is. Na een afgesproken periode volgt een tweede rondgang, waarop de opmerkingen afgevinkt worden.

Wat een oplevering juridisch betekent, bijvoorbeeld voor zichtbare gebreken, hangt af van uw contract en van de wet. Leg uw werkwijze vast in uw offerte of algemene voorwaarden en laat ze nakijken door uw juridisch adviseur. Let ook op met voorbeelden die u online vindt: veel ervan komen uit Nederland en volgen de Nederlandse regels.

Een proces-verbaal van oplevering: voorbeeld om over te nemen

Dit voorbeeld van een opleveringsverslag neemt u over in een Word-document, een formulier of uw software. Het is geen officieel model.

Rubriek	Wat u invult	Bijvoorbeeld
Partijen	Uw bedrijf met ondernemingsnummer, de klant, wie tekent namens de klant	De eigenaar, of de syndicus voor een gemeenschappelijke stookplaats
Werf en installatie	Adres, ruimte, toestel met merk, type en serienummer, nummer van de offerte	Warmtepomp lucht-water, technische ruimte op zolder
Datum en aanwezigen	Wanneer, en wie er bij de rondgang was	De hoofdtechnieker en de eigenaar
Uitgevoerde werken	Wat er geplaatst werd, en wat afwijkt van de offerte	Buitenunit op een muursteun in plaats van een sokkel, in overleg
Tests en meetwaarden	Welke test, welke waarde, in orde of niet	Druk in het circuit en aanvoertemperatuur, met de gemeten waarden
Opmerkingen en voorbehouden	Elke opmerking apart, met wie ze oplost en tegen wanneer	Isolatie van de buitenleiding afwerken, door de installateur, binnen twee weken
Overhandigde documenten	Wat de klant meekreeg	Handleiding, garantiebewijs, schema, verslag van de inbedrijfstelling
Uitleg aan de klant	Wat de technieker toonde	Bediening, filter reinigen, wat te doen bij een foutcode, wie te bellen
Beslissing van de klant	Aanvaard zonder opmerkingen, met opmerkingen, of geweigerd met de reden	Aanvaard met één opmerking
Handtekeningen	Naam, datum en handtekening van beide partijen	De eigenaar en de hoofdtechnieker

Werkt u met twee opleveringen, gebruik dan twee keer hetzelfde model. Op het tweede verslag vinkt u de opmerkingen van het eerste af, met de datum waarop ze opgelost werden.

Wat controleert u bij de oplevering?

Spreek per soort installatie af welke tests er altijd gebeuren, volgens de handleiding en de inbedrijfstellingsprocedure van de fabrikant. Schrijf de gemeten waarde op, niet alleen "in orde". Enkele voorbeelden:

Warmtepomp: druk in het circuit, aanvoer- en retourtemperatuur, regeling en thermostaat, afvoer van het condensaat, geluid van de buitenunit.
Stookplaats of ketel: dichtheid van de aansluitingen, druk in de installatie, de metingen die de fabrikant voorschrijft, werking van de beveiligingen.
Waterbehandeling: hardheid van het water vóór en na de ontharder, instelling van het toestel, een regeneratie, geen lekken.
Ventilatie: debieten per ruimte, instelling van de standen, propere filters.

Fotografeer wat na de oplevering niet meer zichtbaar is en het typeplaatje. Bewaar de datum van de oplevering en het einde van de garantie in het dossier van de installatie; waarom, leest u in de historiek per installatie. Laat de klant bij de uitleg zelf de bediening proberen, en zeg wanneer het eerste onderhoud nodig is.

Opmerkingen en voorbehouden: zo handelt u ze af

Eén opmerking, één regel. "Afwerking rond de doorvoer in de buitenmuur" zegt meer dan "afwerking".
Een naam en een datum. Wie lost het op, en tegen wanneer? Een opmerking zonder datum blijft liggen.
Eerst wat de werking of de veiligheid raakt. Een lek of een beveiliging die niet werkt, lost u op voor u vertrekt. Een afwerking kan wachten tot een volgend bezoek, dat u meteen inplant.
Samen afvinken. Na de herstelling noteert u de datum, en de klant tekent of bevestigt per mail.

Spreek in de offerte af wat u factureert bij de oplevering en wat na de opmerkingen, zodat een kleine opmerking niet de hele factuur tegenhoudt. Weigert de klant te tekenen, noteer dan waarom en stel een nieuwe rondgang voor. Een discussie over geld of aansprakelijkheid geeft de technieker door aan de zaakvoerder.

Een voorbeeld: een warmtepomp in een rijwoning

Een verwarmingsbedrijf plaatst een warmtepomp in een rijwoning. Het project heeft taken voor de installatie, de test, de uitleg aan de klant en het eindrapport. Op de laatste dag doet de hoofdtechnieker de test, noteert hij de gemeten waarden in zijn rapport, toont hij de eigenaar de bediening en overhandigt hij de handleiding en het garantiebewijs.

De isolatie van de buitenleiding is niet klaar, omdat het materiaal pas volgende week komt. De technieker zet het bij de opmerkingen voor de klant, met een termijn van twee weken. De eigenaar tekent op het scherm van de technieker en krijgt het rapport per mail. Op kantoor plant de planner een opvolging in. Na dat bezoek gaat het project naar afgerond.

Korte video · 0:30

Werk gedaan, maar waar is de getekende werkbon?

De technieker maakt het rapport ter plaatse, met foto's vooraf en achteraf. De klant tekent op het scherm en het rapport vertrekt naar de klant.

Ondertiteld in het Nederlands

Alle korte video's

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

Een installatie volgt u op als project in de module projecten en taken. De oplevering zelf gebeurt op een interventie, met het rapport en de handtekening van de klant.

Taken: in Werk › Projecten krijgt een project taken met een Type, onder meer Test, Opleiding klant en Eindrapport, elk met een Technieker en een Deadline. Met Interventie koppelen hangt u het opleveringsbezoek aan een taak. De technieker vindt zijn taken in de app onder Meer › Taken, met Starten en Klaar. Is alles opgeleverd, dan zet u het project op Afgerond.
Het rapport ter plaatse: in het tabblad Werk vult de technieker het Werkrapport in (Uitgevoerd werk, Vastgesteld probleem, Oplossing). De Opmerkingen voor de klant worden op zijn rapport afgedrukt: daar horen de opmerkingen met hun termijn. Interne notities staan nooit op het rapport van de klant.
Foto's en handtekening: Foto's vooraf en Foto's achteraf, daarna tekenen de klant en de technieker bij Handtekeningen. Wil de klant niet tekenen, dan kiest de technieker Klant kan of wil niet tekenen, met de reden Klant weigert te tekenen en een verplichte uitleg.
Afsluiten: bij Werk beëindigen kiest de technieker het Resultaat. Volledig afgewerkt vraagt beide handtekeningen, of een reden, en de verplichte foto's. Opvolging nodig stuurt de interventie terug naar herplanning.
Een opmerking oplossen: op kantoor maakt Opvolging aanmaken, in het menu Meer van de interventiefiche, een nieuwe interventie die aan de eerste gekoppeld is.
Het rapport naar de klant: de technieker tikt op Rapport versturen, of het kantoor kiest Rapport verzenden in het menu Rapport. Gaf u het op papier, dan kiest u Markeer als bezorgd met het kanaal Overhandigd.
De documenten: in het dossier van de installatie bewaart u onder Documenten de handleidingen, attesten en foto's. Met Zichtbaar voor de klant verschijnt een document in zijn klantenportaal. Bij het registreren van de installatie vult u Installatiedatum en Einde garantie in.

Goed om te weten:

Er is geen apart sjabloon voor een proces-verbaal van oplevering, en geen apart veld voor meetwaarden of voorbehouden. U noteert ze in het rapport en in de opmerkingen voor de klant, volgens uw eigen rubrieken.
Na Volledig afgewerkt zijn rapport, foto's en handtekeningen vergrendeld. Het kantoor corrigeert met Corrigeren en een verplichte reden; er ontstaat een nieuwe versie, die u opnieuw verstuurt.
Het rapport vertrekt per e-mail als het e-mailaccount van uw organisatie gekoppeld is. Anders downloadt u het en bezorgt u het zelf.
Een interventie koppelen aan een taak maakt geen interventie aan en plant er geen in. Taken verschijnen in de app alleen als uw organisatie ze gebruikt.

Wat er verder in het rapport hoort, leest u in het interventierapport naar de klant. Na de oplevering volgt vaak het onderhoud: zie een onderhoudscontract opstellen.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen voorlopige en definitieve oplevering?

Bij de voorlopige oplevering stellen klant en installateur samen vast wat af is en noteren ze de opmerkingen. Bij de definitieve oplevering, na een afgesproken periode, worden de opmerkingen afgevinkt. Voor contracten onder de wet Breyne ligt er minstens een jaar tussen. Wat elke oplevering juridisch betekent, laat u nakijken door uw juridisch adviseur.

Is een proces-verbaal van oplevering verplicht?

Voor contracten onder de wet Breyne moet de overeenkomst vermelden hoe de oplevering gebeurt. Voor andere werken hangt het af van uw offerte, uw algemene voorwaarden en de afspraken met de klant; vraag het na bij uw juridisch adviseur. Ook zonder verplichting is een getekend verslag het duidelijkste bewijs van wat u opleverde.

Wat doet u als de klant het proces-verbaal van oplevering niet wil tekenen?

Noteer waarom hij niet tekent en wat volgens hem niet in orde is, met de datum, en stel een nieuwe rondgang voor zodra die punten opgelost zijn. In Service Suite kiest de technieker Klant kan of wil niet tekenen, met de reden en een verplichte uitleg.

Heeft Service Suite een sjabloon voor een proces-verbaal van oplevering?

Nee. U volgt de oplevering op met projecttaken zoals Test, Opleiding klant en Eindrapport, en u legt ze vast in het rapport van de interventie, met de opmerkingen voor de klant, de foto's en de handtekening. De rubrieken van uw verslag spreekt u zelf af.