Digitale werkbon: wat verandert er, wat moet de app kunnen en hoe stapt u over?

Wat is een digitale werkbon?

Een digitale werkbon is een werkbon die de technieker op zijn smartphone of tablet invult in plaats van op papier. De app registreert de uren per stap, de gebruikte onderdelen, de foto's, het rapport en de handtekening van de klant. Het kantoor ziet hem zodra hij verzonden is en maakt er zonder overtypen een rapport en een factuur van.

Wat er op een werkbon hoort, verandert niet als hij digitaal wordt: die checklist staat in wat moet er op een werkbon staan. Dit artikel gaat over de overstap: wat er verandert voor wie, wat een werkbon-app moet kunnen en hoe u overschakelt zonder dat het team terug naar papier grijpt.

Waar de papieren werkbon tijd kost

Met papier gebeurt hetzelfde werk twee keer, ter plaatse en op kantoor:

• de technieker vult 's avonds aan wat hij overdag niet noteerde;
• het kantoor typt uren en onderdelen over in een rekenblad of het boekhoudpakket;
• bij een onleesbaar woord belt iemand de technieker, die al bij een andere klant staat;
• de factuur wacht tot de map op kantoor ligt.

Wat verandert er met digitale werkbonnen, en voor wie?

Eén gewoonte moet de technieker loslaten: alles op het einde van de dag invullen. Een digitale werkbon geeft alleen juiste uren als de stappen op het moment zelf gezet worden. Zeg dat vanaf de eerste dag.

Werkbon app of werkbon software: wat moet ze kunnen?

De werkbon-app is het deel op de gsm van de technieker. Werkbonsoftware omvat ook wat het kantoor ermee doet: nalezen, het rapport versturen, factureren, de historiek bijhouden. Leg elke kandidaat naast deze acht punten en vraag om ze te tonen met een van uw eigen interventies.

Wat offline werken precies vraagt, leest u in technieker zonder bereik. Wat in het verslag voor de klant hoort en wat intern blijft, staat in het interventierapport naar de klant.

Een digitale werkbon maken: overstappen in vijf stappen

1. Leg uw papieren werkbon naast de app. Zoek voor elk vak waar het in de app terechtkomt. Een vak dat nergens past, vult vaak al jaren niemand in.
2. Maak sjablonen voor uw vaste opdrachten. Jaarlijks onderhoud, storing, plaatsing: per type de instructies, de verwachte duur en de foto's die het kantoor wil zien. Begin met de opdrachten die het vaakst terugkomen.
3. Start met een proef van één of twee techniekers. Een technieker die openstaat voor iets nieuws en een die kritisch is, tot elk soort werk minstens één keer gepasseerd is.
4. Werk één week parallel, met een vaste einddatum. Het hele team werkt digitaal, en een paar papieren bonnen blijven als reserve in de bestelwagen. Het kantoor leest elke digitale werkbon dezelfde dag na en vergelijkt de eerste facturen met wat het vroeger aanrekende. Daarna gaat het papier eruit.
5. Spreek de nieuwe regels af. Stappen op het moment zelf, foto's vóór en na, een handtekening of een uitgeschreven reden. En op kantoor: wie leest de werkbonnen na, en wanneer vertrekken rapport en factuur?

Het volledige stappenplan, met de gegevens, de rollen en de opleiding per rol, staat in nieuwe software implementeren.

Valkuilen bij de overstap

• Het papieren formulier één op één nabouwen. Twintig vakken op een gsm-scherm vult niemand graag in.
• Stappen achteraf aanduiden. Wie 's avonds op start en einde tikt, heeft digitale uren die even onbetrouwbaar zijn als handgeschreven uren.
• Geen afspraak voor de klant die niet tekent. Spreek af dat de technieker dan een reden kiest en kort uitschrijft wat er gebeurde.
• Foto's in de galerij of een chatgroep. Laat ze in de app nemen, dan staan ze bij de interventie.
• Het kantoor typt toch nog over. Wordt de digitale werkbon voor de factuur in een rekenblad overgenomen, dan blijft de helft van het werk dubbel. Zie van werkbon tot factuur.
• Toestellen die niet klaar zijn. Een volle gsm of een vergeten wachtwoord: test elke gsm op kantoor vóór de eerste dag.

Digitale werkbon in de installatietechniek: een voorbeeld

Een installateur van verwarming en sanitair werkt met vijf techniekers en papieren werkbonnen in drievoud. De zaakvoerder kiest een werkbon-app en vraagt twee techniekers de proef te trekken: de jongste, die alles al met zijn gsm doet, en de technieker met de meeste jaren, die het meest twijfelt.

Eerst leggen ze de papieren bon naast de app. Het vak "materiaal" wordt de lijst van gebruikte onderdelen uit de bestelwagen, en het vak "opmerkingen" splitsen ze in interne notities en opmerkingen voor de klant. Voor ketelonderhoud, een storing en de plaatsing van een boiler maken ze een sjabloon.

Tijdens de proef vergeet de ervaren technieker twee keer de handtekening. De app laat hem dan niet als volledig afgewerkt afronden, en na een paar dagen zit de gewoonte erin. Daarna volgt de week in parallel voor het hele team. Op de afgesproken maandag gaan de papieren boekjes uit de bestelwagens.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

De Techniekers-app opent in de browser van de smartphone of tablet, zonder appwinkel. De technieker ziet alleen zijn eigen interventies.

• Stappen en uren: Vertrekken, Aangekomen, Start werk, Pauze en Werk beëindigen. Na het afsluiten toont Tijden de Reistijd, de Pauze en de Werktijd.
• Rapport: in het tabblad Werk vult de technieker Uitgevoerd werk, Vastgesteld probleem en Oplossing in. Interne notities komen nooit op het rapport van de klant, Opmerkingen voor de klant wel.
• Foto's en handtekening: Foto's vooraf, Foto's achteraf en de Handtekening klant, met de naam van de ondertekenaar als u dat wilt. Tekent de klant niet, dan kiest de technieker Klant niet aanwezig of Klant weigert te tekenen en schrijft hij een uitleg.
• Onderdelen: uit de voorraad van zijn eigen bestelwagen. Een regel krijgt het label Geboekt zodra de server hem aanvaard heeft.
• Afronden: Volledig afgewerkt kan pas met de handtekeningen (of een reden) en de verplichte foto's. Een ander resultaat, zoals Wacht op onderdelen, stuurt de interventie terug naar de planning. Zonder netwerk wordt alles op het toestel bewaard en later in volgorde verzonden.
• Op kantoor: de interventiefiche toont uren, onderdelen, foto's, handtekeningen en rapport. Via Rapport bekijkt u het voorbeeld zonder prijzen en interne notities en verstuurt u de pdf per e-mail. Een fout verbetert u met Corrigeren en een verplichte reden; er ontstaat een nieuwe versie.
• Factuur: de weergave Te factureren toont de voltooide interventies zonder factuur. Meer › Factuur maken maakt een conceptfactuur met de factureerbare uren en de gebruikte onderdelen.
• Sjablonen: bij een nieuwe interventie vult een Sjabloon (optioneel) het type, het team, de duur en de instructies in. De beheerder of de verantwoordelijke beheert ze in Instellingen, tabblad Configuratie.

Goed om te weten:

• Na het afronden zijn rapport, foto's, handtekeningen en onderdelen in de app vergrendeld. Alleen het kantoor corrigeert, getraceerd. Wie getekend heeft en wanneer, verandert nooit.
• Het kantoor kan geen gebruikte onderdelen toevoegen: de technieker registreert ze in zijn app.
• Het rapport vertrekt per e-mail zodra het e-mailaccount van uw organisatie gekoppeld is. Tot dan downloadt u het en markeert u het als bezorgd.
• Aanmelden, een pdf openen en ter plaatse factureren vragen netwerk. Ter plaatse factureren vraagt bovendien een uitdrukkelijk recht.
• De schermen van de app zijn in het Nederlands. Mijn dag en Mijn uren volgen de taal van het account.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een werkbon app en werkbon software?

De werkbon-app is wat de technieker op zijn smartphone of tablet gebruikt: stappen, rapport, foto's, onderdelen en handtekening. Werkbonsoftware omvat ook de kant van het kantoor: de werkbon nalezen, het rapport naar de klant sturen, factureren en de historiek per installatie bijhouden. Een app zonder die kantoorkant verschuift het overtypen alleen naar later.

Hoe stapt u over van papieren naar digitale werkbonnen?

Leg eerst uw papieren werkbon naast de app en maak sjablonen voor uw vaste opdrachten. Start met een proef van één of twee techniekers, tot elk soort werk gepasseerd is. Werk daarna één week parallel met een paar papieren bonnen als reserve, en zet het papier op een vaste datum stop.

Wat als een technieker niet met een app wil werken?

Vraag waarom. Vaak gaat het om één scherm dat niemand uitlegde, of om de vrees voor extra werk. Laat een collega uit de proef het tonen met een echte interventie, en wijs op wat hij niet meer moet doen: 's avonds bonnen invullen en vragen van het kantoor beantwoorden.

Moet een technieker een app installeren uit de appwinkel?

Dat hangt af van de software. De Techniekers-app van Service Suite opent in de browser van de smartphone of tablet, zonder appwinkel. Aanmelden vraagt een internetverbinding; daarna werkt de technieker ook zonder netwerk verder.

Gaan de uren en onderdelen van de digitale werkbon rechtstreeks naar de factuur?

In Service Suite gaan ze naar een conceptfactuur. Op een voltooide interventie maakt de boekhouding met Factuur maken een concept met de factureerbare uren en de gebruikte onderdelen. Ze controleert de regels, voegt indien nodig een verplaatsing toe, en boekt en verstuurt de factuur daarna zelf.