Nieuwe software implementeren in een servicebedrijf: een stappenplan voor kantoor en techniekers

Waarom nieuwe software soms terug in de kast belandt

Nieuwe software implementeren lijkt vooral een kwestie van de juiste software kiezen. In een servicebedrijf loopt het meestal op andere plaatsen mis:

• Niemand trekt het project. De zaakvoerder doet het erbij, tussen een offerte en een werf door, en het blijft liggen.
• De gegevens zijn niet klaar. Dezelfde klant staat er drie keer in, adressen zitten in één kolom, toestellen hebben geen serienummer.
• Iedereen krijgt dezelfde uitleg. De technieker hoort over facturen, de boekhouder over de app, en niemand onthoudt wat hij zelf nodig heeft.
• Oud en nieuw lopen naast elkaar zonder einddatum. Het Excel-bestand blijft "voor de zekerheid", en na een tijd weet niemand nog welke versie klopt.
• De eerste fout wordt de laatste. Een technieker vindt een knop niet, belt het kantoor, en de volgende dag ligt de papieren werkbon weer in de bestelwagen.

Nieuwe software implementeren in acht stappen

Deze stappen gelden voor elke tool, van een planningsprogramma tot een volledige field service suite.

1. Kies een trekker en een startdatum. Eén persoon op kantoor die de werking kent, er tijd voor krijgt en mag beslissen: wie welke rol krijgt, welke gegevens meegaan, wanneer het oude systeem stopt. Met een startdatum plant u terug: wanneer moeten de gegevens klaar zijn, wanneer start de proef?
2. Schrijf op hoe het vandaag loopt. Van de oproep van de klant tot de betaalde factuur: wie neemt de aanvraag aan, wie plant, wat vult de technieker in, wie factureert? Zo ziet u welke stap de software overneemt en waarover u nog een afspraak moet maken.
3. Maak de gegevens klaar. Klanten, locaties, installaties, artikelen en lopende contracten. Kuis op vóór u importeert: één klant, één fiche. Hoe u dat aanpakt, leest u in klantgegevens importeren bij een overstap.
4. Leg de rollen en de regels vast. Wie ziet bedragen, wie keurt uren goed, wie verstuurt facturen? En de regels die u één keer instelt: betalingstermijn, btw, geldigheid van een offerte, algemene voorwaarden. Meer daarover in rollen en rechten: wie ziet wat.
5. Verzamel de documenten. Bedrijfsgegevens, btw-nummer, IBAN, logo en de tekst van uw algemene voorwaarden. Kijk een factuur en een rapport na voor er één naar een klant vertrekt.
6. Start met een proef. Eén planner en één of twee techniekers werken met echte interventies in de nieuwe software. Kies techniekers die openstaan voor iets nieuws, en laat de proef lopen tot elk soort werk minstens één keer gepasseerd is: onderhoud, panne, een interventie met onderdelen, een klant die tekent.
7. Leer per rol. Een technieker opent zijn dag, duidt zijn stappen aan, vult een rapport in en laat tekenen. De planner plant en verplaatst, de boekhouding factureert. Korte sessies met uw eigen interventies werken beter dan één lange demo voor iedereen.
8. Start op de afgesproken dag en zet het oude systeem stop. Kies een rustige week. Op de startdag hebben alle gebruikers hun account geactiveerd, staan de interventies van de week in de nieuwe software en is de trekker bereikbaar. Spreek af vanaf wanneer het oude systeem alleen nog dient om iets op te zoeken.

De eerste weken: het team aan boord houden

Leg de overstap uit in termen van de dag van uw mensen: minder overtypen, minder telefoontjes om een adres of een toesteltype te vragen. Een technieker die ziet dat zijn opmerking iets verandert, blijft meedoen. Grijpt iemand terug naar papier, vraag dan waarom. Vaak gaat het om één scherm dat niemand heeft uitgelegd.

Een voorbeeld: een verwarmingsbedrijf stapt over

Een installateur van verwarming plant in Excel en werkt met papieren werkbonnen. De office manager trekt het project. Ze schrijft op hoe een aanvraag vandaag loopt, kuist de klantenlijst op en importeert eerst een klein deel van de klanten, met hun locaties en ketels, om het resultaat na te kijken. Daarna volgt de rest.

De planner en twee techniekers starten de proef; de andere techniekers werken nog op papier. Elke avond noteert de office manager de vragen van de dag. Op het teamoverleg tonen de twee techniekers hun collega's hoe ze een interventie afwerken en laten tekenen. Op de afgesproken maandag werkt iedereen in de nieuwe software, en de Excel-planning dient alleen nog om iets op te zoeken.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

In Digitalnatie Service Suite begint u bij Aan de slag, onderaan het menu links. De Opstartchecklist toont wat uw organisatie nog moet instellen, en Service Suite controleert elke stap zelf: u vinkt niets met de hand af.

• Twaalf stappen: bedrijfsgegevens, logo, facturatie, standaard betalingstermijn, e-mail versturen, Peppol, techniekers gekoppeld aan gebruikers, bestelwagens, eerste klant, eerste locatie, eerste installatie en rollen toegekend. De knop bij een stap opent het juiste scherm, en Terug naar de opstartchecklist brengt u terug.
• Peppol: de registratie voor elektronische facturen gebeurt niet in de applicatie, maar bij de start samen met Digitalnatie.
• Gegevens importeren: onder Configuratie › Gegevens importeren laadt u onder meer klanten, locaties, installaties, artikelen en onderhoudscontracten uit een Excel- of CSV-sjabloon. Controleren schrijft nog niets weg. Een import maakt u niet met één klik ongedaan: begin met een klein bestand.
• Collega's uitnodigen: in Instellingen › Rollen klikt u op Uitnodigen, vult u naam en e-mailadres in en vinkt u de rollen aan. De persoon krijgt een e-mail met een link om zijn wachtwoord te kiezen. Een technieker koppelt u aan zijn techniekersfiche.
• De Techniekers-app opent in de browser van de smartphone, zonder appwinkel. De schermen zijn in het Nederlands; Mijn dag en Mijn uren volgen de taal van het account.
• E-mail: zolang de e-mail van uw bedrijf niet gekoppeld is, zegt de applicatie dat vóór het versturen. Daarna komen verstuurde rapporten, facturen en uitnodigingen echt aan: test eerst met uw eigen adres.

De checklist is zichtbaar voor de beheerder en de verantwoordelijke, en wijzigt zelf niets: de instellingen gebeuren in de gekoppelde schermen. Een gewijzigde rol verschijnt in de menu's pas na een nieuwe aanmelding.

Na de ondertekening start de onboarding: uw omgeving wordt aangemaakt en geconfigureerd, uw basisgegevens worden opgezet, en uw gebruikers en rollen stelt Digitalnatie samen met u in. Onboarding, datamigratie, configuratie en opleiding zijn afzonderlijke diensten, geoffreerd voor uw situatie. Zie de prijzen en de veelgestelde vragen. Wilt u eerst weten wat er met uw gegevens gebeurt, lees dan negen vragen over gegevens in de cloud.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om nieuwe software te implementeren?

Dat hangt vooral af van uw voorbereiding: hoe proper uw gegevens zijn, hoeveel rollen en regels u moet vastleggen en hoeveel mensen u opleidt. Vertrek van een startdatum en plan terug: gegevens, rollen, proef, opleiding. Bij Digitalnatie wordt de implementatie geoffreerd voor uw situatie.

Wie trekt de implementatie best?

Eén persoon op kantoor die de werking kent, er tijd voor krijgt en mag beslissen over rollen, gegevens en de startdatum. Vaak is dat de office manager of de verantwoordelijke, met de zaakvoerder als eindverantwoordelijke. De techniekers van de proef helpen daarna hun collega's op weg.

Moeten het oude en het nieuwe systeem een tijd naast elkaar lopen?

Tijdens de proef wel: de techniekers van de proef werken in de nieuwe software, de anderen nog zoals vroeger. Vanaf de startdag werkt iedereen in de nieuwe software, en het oude systeem dient alleen nog om iets op te zoeken. Zonder einddatum blijven er twee versies van de planning bestaan.

Zit de implementatie in de prijs van Service Suite?

Nee. Het abonnement is een prijs per gebruiker per maand, vanaf twee gebruikers. Onboarding, datamigratie, configuratiewerk en opleiding zijn afzonderlijke diensten, geoffreerd voor uw situatie. Er is geen vaste opstartkost.

Kan ik eerst starten met een paar techniekers?

Ja. Een abonnement start vanaf twee gebruikers, en u voegt later gebruikers toe naarmate u uitbreidt. Zij worden pro rata aangerekend vanaf hun activering.