Software voor installateurs: wat ze elke dag moet kunnen, van offerte tot onderhoudsbezoek

Wat moet software voor installateurs kunnen?

Software voor installateurs draagt het hele traject van een opdracht: de offerte en de factuur, de planning van storingen en onderhoud, een app waarin de technieker zijn werkbon met handtekening afwerkt, elk geplaatst toestel per klant en locatie met zijn historiek, de onderhoudscontracten en attesten, de onderdelen in de bestelwagen en e-facturatie via Peppol.

Hoe u leveranciers vergelijkt en welke algemene vragen u in elke demo stelt, staat in software voor een servicebedrijf kiezen. Dit artikel bekijkt de keuze vanuit de installateur: verwarming, sanitair, warmtepompen en airco.

Waar het werk van een installateur vastloopt

• Storingen komen binnen via telefoon, mail en de gsm van een technieker, en niemand ziet ze allemaal.
• De technieker vertrekt zonder te weten welk toestel er staat of wat er de vorige keer vervangen werd.
• Papieren werkbonnen worden 's avonds overgetypt, en een deel van de uren en onderdelen haalt de factuur niet.
• De onderhoudsklanten en hun vervaldatums staan in een rekenblad dat één persoon bijhoudt.
• Het onderdeel ligt in het magazijn terwijl de technieker bij de klant staat.
• Een zakelijke klant vraagt een factuur via Peppol, en de boekhouder weet niet uit welk pakket die moet komen.

Wat is anders bij een installateur?

Zes dingen wegen bij een installateur zwaarder dan bij andere servicebedrijven.

1. Het toestel staat centraal. Een ketel, een warmtepomp of een boiler heeft een merk, een model, een serienummer, een plaatsingsdatum en een garantie, op een vaste locatie. De historiek hoort bij dat toestel, ook als een syndicus meerdere gebouwen beheert.
2. Wettelijk onderhoud met een attest. Voor ketels legt elk gewest een frequentie en een attest op, zie het onderhoudsattest van een ketel. De software moet die vervaldatum per toestel dragen.
3. Plaatsing, storing en onderhoud in één bedrijf. Een plaatsing is een project met offerte, bestelbon en meerdere dagen werk. Een storing is kort en dringend. Onderhoud plant u maanden vooruit. Alle drie moeten op hetzelfde rooster passen.
4. Seizoenspieken. Ketels in het najaar, airco in de zomer: het geplande onderhoud mag de storingen niet verdringen. Hoe u dat plant, leest u in preventief onderhoud.
5. Onderdelen in de bestelwagen. Of een storing in één bezoek opgelost raakt, hangt vaak af van wat er in de bestelwagen ligt.
6. Particulieren en bedrijven door elkaar. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar gestructureerde elektronische facturen sturen; voor uitgaande facturen aan particulieren geldt die verplichting niet (efactuur.belgium.be, geraadpleegd op 31 oktober 2026). Wat dat voor u betekent, leest u in e-facturatie via Peppol, en bespreekt u met uw boekhouder.

Software installateur: wat ze moet doen, onderdeel per onderdeel

Werkbon software: de app van de technieker

Wat een werkbon-app moet kunnen en hoe u van papier overstapt, staat in digitale werkbon. Voor een installateur komt er één vraag bij: ziet de technieker in de app het toestel waaraan hij werkt, en koppelt hij zijn werkbon aan dat toestel?

Gratis werkbon software en Excel: wat ze dekken, en waar ze stoppen

Een gedeelde agenda, een rekenblad met vervaldatums, een gratis app om een werkbon met foto's te laten tekenen en het boekhoudpakket voor de facturen: voor een zelfstandige met een beperkt aantal klanten kan dat volstaan. Het knelt op de plaatsen waar die losse tools elkaar moeten kennen:

• De werkbon kent het toestel niet. Wat de technieker vaststelde, komt niet in de historiek van de ketel terecht.
• De vervaldatum maakt geen bezoek aan. Iemand moet het rekenblad lezen en het bezoek inplannen.
• Uren en onderdelen worden overgetypt van de werkbon naar de factuur, en van de werkbon naar de voorraadlijst.
• Wie wat wijzigde, ziet u niet, en wie wat mag zien, regelt u zelf.
• De klant belt voor zijn rapport of zijn attest, omdat hij het nergens zelf kan raadplegen.

Checklist voor een demo, gezien door een installateur

1. Speel een storing uit, van de oproep tot de factuur.
2. Registreer een ketel met serienummer en open daarna zijn historiek.
3. Maak een onderhoudscontract om de twee jaar en toon wanneer het bezoek verschijnt.
4. Toon waar het officiële attest bewaard wordt en hoe de klant het terugvindt.
5. Werk een interventie af zonder netwerk, met foto's en handtekening.
6. Noteer een onderdeel uit de bestelwagen en toon de voorraad van de bestelwagen daarna.
7. Zet een aanvaarde offerte om in een plaatsing.
8. Verstuur een factuur via Peppol en een andere per e-mail.
9. Toon wat de klant in zijn portaal ziet.
10. Vraag wat de software niet doet voor uw vak, zoals registers of formulieren per type toestel.

Een voorbeeld: een installateur van ketels en warmtepompen

Een installateur met vijf techniekers plaatst warmtepompen en onderhoudt gas- en stookolieketels, voor particulieren en voor enkele syndici. De zaakvoerder neemt de checklist mee naar twee demo's, samen met zijn planner en een technieker.

Hij vraagt om een bestaande ketel te registreren, een storing op die ketel af te werken met de gsm in vliegtuigmodus en daarna de factuur te maken. Voor een syndicus vraagt hij een factuur via Peppol. Bij elke stap noteert de technieker wat hij op het terrein zou missen. Achteraf vergelijken ze de antwoorden, en houden ze apart bij wat een leverancier niet kon tonen.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

• Offertes: in Verkoop & facturatie › Offertes berekent Service Suite prijzen, btw en totalen. Een bevestigde offerte wordt een Bestelbon, met Interventie aanmaken, Project aanmaken, Onderhoudscontract aanmaken en Factureren. Zie facturatie.
• Planning: Werk › Planning heeft de weergaven Dag, Week, Kaart en Routes. U sleept een interventie uit de wachtrij Niet ingepland naar een technieker; afwezigheden en werkuren tellen mee. Zie planning.
• Techniekers-app: de app opent in de browser, zonder appwinkel. Zonder netwerk werken de stappen, het rapport, de foto's, de handtekeningen en de onderdelen verder. De klant tekent, of de technieker noteert waarom niet. Zie de mobiele app.
• Installaties: in Klanten & installaties › Installaties registreert u elk toestel bij een klant en een locatie, met Merk en model, Serienummer, Installatiedatum en Einde garantie. Het dossier heeft onder meer Interventies, Onderhoudshistoriek, Storingen en Documenten. Zie het klantdossier.
• Onderhoud: in Werk › Onderhoud geldt een contract voor één installatie of een volledige locatie, met een Frequentie. Eén keer per dag maakt Service Suite de interventie aan voor elk bezoek waarvan de datum bereikt is. Per contract kiest u of het bezoek, de uren boven het minimum en de onderdelen Factureerbaar of Inbegrepen in het contract zijn. Attesten bewaart u in Documenten, met Zichtbaar voor de klant. Zie onderhoudscontracten.
• QR-code: elke installatie kan een eigen QR-label krijgen. Wie het scant, meldt een storing zonder account, en de melding wordt in principe vanzelf een interventie. Zie QR-codes.
• Bestelwagen: de technieker noteert de onderdelen uit zijn bestelwagen in de interventie. Onderdelen › Busvoorraad toont de voorraad en de tekorten per bestelwagen; een Aanvulverzoek wordt goedgekeurd door de verantwoordelijke en het magazijn valideert de overboeking. Zie voorraad en onderdelen.
• Facturen en Peppol: op een voltooide interventie maakt Meer › Factuur maken een conceptfactuur met de factureerbare uren en de gebruikte onderdelen. Zitten uw organisatie en de klant op Peppol, dan kiest u bij het versturen Peppol (e-factuur); anders vertrekt de factuur per e-mail met de pdf. De Peppol-registratie gebeurt bij de start, samen met Digitalnatie.
• Klantenportaal: de klant ziet zijn interventies, rapporten, facturen, installaties en de documenten die u zichtbaar maakte, en meldt er een probleem. Meer in het klantenportaal.
• Prijs: de bedragen staan op de prijzenpagina.

Goed om te weten:

• Een offerte vertrekt niet per e-mail vanuit de applicatie: u markeert ze als verzonden en stuurt de pdf zelf. Offertesjablonen zijn er niet.
• In de handleiding staat geen F-gassenregister en geen apart formulier per type toestel. Een officieel attest vult de erkende technieker in zoals de regels het vragen, en u bewaart het als document bij de installatie.
• Online betalen kan niet in het klantenportaal.
• Er bestaat geen overboeking van de ene bestelwagen naar de andere.
• De posities op de kaart zijn die van de laatste actie in de app. Live gps-tracking is er niet.

Veelgestelde vragen

Welke software heeft een installateur nodig?

Een installateur heeft software nodig die offertes en facturen, de planning van storingen en onderhoud, een app voor de technieker en een register van de geplaatste toestellen met elkaar verbindt. Daarbij komen de onderhoudscontracten, de onderdelen in de bestelwagen en e-facturatie via Peppol voor zakelijke klanten.

Bestaat er gratis werkbon software voor installateurs?

Er bestaan gratis apps en sjablonen om een werkbon met foto's en handtekening in te vullen. Voor een zelfstandige met weinig klanten kan dat volstaan. Met meerdere techniekers, onderhoudscontracten en voorraad in de bestelwagen moet u die gegevens zelf koppelen en overtypen.

Moet een installateur via Peppol factureren?

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar gestructureerde elektronische facturen sturen, volgens efactuur.belgium.be. Voor uitgaande facturen aan particulieren geldt die verplichting niet. Bespreek met uw boekhouder wat dat voor uw klanten betekent.

Wat kost software voor installateurs?

De prijzen van Service Suite staan op de prijzenpagina van Digitalnatie. Vraag bij elke leverancier ook wat de opstart, de opleiding en de import van uw gegevens kosten, en wat optioneel is.

Houdt Service Suite een F-gassenregister of het onderhoudsattest bij?

De handleiding van Service Suite beschrijft geen F-gassenregister en geen officieel gewestelijk attest. U registreert wel elk toestel met zijn historiek, plant het onderhoud met contracten en bewaart attesten als document bij de installatie, zichtbaar voor de klant als u dat wilt.