Werkplanning in Excel voor uw techniekers: een voorbeeld om over te nemen, en waar het knelt

Wat hoort er in een werkplanning in Excel?

Een werkplanning in Excel toont per technieker wat hij wanneer doet, meestal voor één week. Er zijn twee opbouwen. Een rooster zet de techniekers in rijen en per dag een voormiddag en een namiddag in kolommen. Een lijst geeft één rij per opdracht, met datum, tijdvenster, technieker, klant, adres en status. Het rooster geeft het overzicht, de lijst de details.

In een servicebedrijf moet die planning vier dingen opvangen:

• dringende oproepen die midden in de week binnenkomen;
• verlof, ziekte en opleidingen;
• verplaatsingen tussen klanten in verschillende gemeenten;
• techniekers die onderweg zijn en het bestand niet openen.

Hoe u een week goed plant, met één wachtrij en ruimte voor het onverwachte, staat in techniekers plannen. Dit artikel gaat over het Excel-bestand zelf.

Weekplanning in Excel: het rooster

Het rooster hangt aan de muur of gaat naar de techniekers. Een voorbeeld met de eerste drie dagen; donderdag en vrijdag volgen op dezelfde manier.

Vier afspraken maken het rooster leesbaar:

• Datum in de kop. "Ma 2/11" in plaats van "Ma", zodat niemand een oude week voor de nieuwe houdt.
• Kort in de cel. Het werk en de regio. Adres, contactpersoon en toegang staan in de lijst of op de werkbon.
• Een vrij blok is zichtbaar. Schrijf "Vrij voor dringend" in de cel. Een lege cel ziet eruit als vergeten.
• Eerste rij en kolom blokkeren. Met titels blokkeren in Excel blijven de namen en de dagen staan als u scrolt.

Werkplanning maken in Excel: één rij per opdracht

Vanaf een handvol opdrachten per dag past niet alles meer in een cel. Dan werkt een lijst beter: één rij per opdracht, met een filter op elke kolom.

Zo gebruikt u de lijst:

• Een opdracht zonder datum blijft erin. Met de status Te plannen en een lege datum staat ze bij het sorteren bovenaan. Dat is uw wachtrij.
• De status komt uit een keuzelijst. Bijvoorbeeld Te plannen, Gepland, Bevestigd, Afgewerkt en Te herplannen. Met gegevensvalidatie in Excel typt niemand een eigen variant.
• Een kolom Opmerking voor wat de technieker moet weten, zoals waar de sleutel ligt.
• Een filter per technieker geeft zijn week, klaar om af te drukken of als pdf te versturen.

Kleurcodes die iedereen begrijpt

Kies weinig kleuren en hang de betekenis naast de planning. Een voorbeeld:

Zet de betekenis altijd ook in tekst. Een afdruk in zwart-wit verliest de kleuren, en een collega die rood en groen slecht onderscheidt, leest de tekst wel.

Dringende oproepen, verlof en verplaatsingen

Dringende oproepen

Komt er een dringende oproep, dan vult u het blok "Vrij voor dringend" van de technieker die het dichtst in de buurt werkt. Moet er ander werk wijken, zet die opdracht dan op Te herplannen, met de reden, en bel de klant. Bel ook de technieker: een gewijzigd bestand ziet hij niet vanzelf.

Verlof en feestdagen

Zet verlof, opleidingen en feestdagen in het rooster voor u werk plant, overgenomen uit uw verlofplanning voor techniekers.

België telt tien wettelijke feestdagen. Valt een feestdag op een zondag of op een dag waarop uw bedrijf gewoonlijk niet werkt, dan komt er een vervangingsdag op een gewone werkdag (FOD Werkgelegenheid). Zo valt 1 november 2026 op een zondag. Vraag uw sociaal secretariaat welke vervangingsdag voor uw bedrijf geldt, voor u hem grijs kleurt.

Verplaatsingen

Zet de gemeente of de regio in een eigen kolom en sorteer elke dag op regio. Laat tussen twee opdrachten tijd voor de rit, en tel de eerste rit mee als de technieker van thuis vertrekt. De volgorde van een dag met meerdere adressen staat in routeplanning met meerdere adressen.

Terugkerend onderhoud plant u vooraf in een aparte onderhoudsplanning in Excel. In de weekplanning komen alleen de bezoeken van die week.

De planning delen met de techniekers

1. Eén persoon past de planning aan. De anderen lezen.
2. Elke versie krijgt een datum en een uur. In de bestandsnaam of bovenaan het rooster, bijvoorbeeld "Week 45, versie maandag 10 u".
3. Eén plaats voor het bestand. Een gedeelde map, alleen-lezen voor de techniekers. Of op vrijdag een pdf per technieker met zijn week.
4. Wijzigingen tijdens de dag gaan per telefoon. Een technieker opent het bestand niet tussen twee klanten. Bel hem, en pas daarna het bestand aan.
5. De technieker meldt terug. Wat afgewerkt is, wat niet en waarom. Het kantoor zet de status in de lijst.

Een voorbeeld: de week van een verwarmingsbedrijf

Een verwarmingsbedrijf met vier techniekers plant in Excel. Op vrijdag zet de planner de onderhoudsbezoeken van de volgende week in de lijst. Hij vult het rooster per regio en houdt elke dag bij één technieker een halve dag vrij voor dringend werk. Elke technieker krijgt zijn week als pdf.

Maandag om negen uur meldt een handelaar dat de verwarming van zijn winkel uitgevallen is. De planner zet de herstelling in het vrije blok van de technieker in die regio, belt de technieker en de klant, en zet de status Dringend in de lijst. Woensdag meldt een technieker zich ziek. De planner kleurt zijn dag grijs, zet zijn twee onderhoudsbezoeken op Te herplannen en belt de klanten voor een nieuwe datum.

Vrijdag filtert de boekhouding de lijst op Afgewerkt. Voor de uren en de onderdelen zoekt ze de werkbonnen er apart bij.

Waar Excel tekortschiet

• Wijzigingen tijdens de dag. Het bestand verandert, maar de technieker merkt het niet. Elke wijziging vraagt een telefoontje.
• Twee mensen in hetzelfde bestand. Werken twee collega's in een eigen kopie, dan gaat een wijziging verloren of bestaan er twee versies.
• Conflicten blijven onzichtbaar. Excel waarschuwt niet voor een opdracht op een verlofdag of voor twee opdrachten op hetzelfde uur, tenzij u daar zelf formules voor bouwt.
• De werkbon en de factuur staan los. De status Afgewerkt zegt niet welke uren en onderdelen op de werkbon staan. Zie van werkbon tot factuur.
• De status komt niet vanzelf terug. Of de technieker onderweg is, ter plaatse of klaar, weet het kantoor pas als hij belt.

Hoe dat werkt in Digitalnatie Service Suite

In de planning en serviceorders vervangt Werk › Planning het rooster en de lijst. Elke wijziging wordt meteen opgeslagen.

• Weergaven: Dag, Week, Kaart en Routes. Week toont één regel per technieker en één kolom per dag, met de geplande uren per dag. In Dag plant u per kwartier.
• Niet ingepland: de wachtrij met de interventies zonder technieker of zonder datum, met de filters Alle, Dringend en Storingen.
• Conflicten: tijdens het slepen ziet u een andere interventie, een verlof of een tijdstip buiten de werkuren. Een dubbele boeking krijgt een rode rand, werk op een verlofdag een oranje rand, en het cijfer Conflicten toont Dubbele boeking, Buiten werkuren en Op vrije dag.
• Verlof: een goedgekeurde afwezigheid staat op de regel van de technieker, als Verlof of Feestdag. Daarop, of buiten de werkuren, weigert Service Suite te plannen; een beheerder of verantwoordelijke kan met Toch inplannen? en een reden toch plannen.
• Kaart en routes: de interventies van de dag op de kaart, vaste routes per technieker en weekdag, en Route optimaliseren voor de volgorde van de bezoeken.
• De technieker: hij ziet zijn werk per dag of per week in de Agenda van de Techniekers-app. De app haalt de wijzigingen op bij het openen en daarna elke minuut.
• Van interventie tot factuur: op een interventie met status Voltooid maakt de boekhouding met Meer › Factuur maken een conceptfactuur met de factureerbare uren en de gebruikte onderdelen.

Goed om te weten:

• Er zijn geen pushmeldingen. Bel de technieker bij een wijziging tijdens de dag.
• Wordt een afwezigheid achteraf goedgekeurd, dan toont Interventies op een afwezigheid het werk dat al gepland stond. Niets wordt automatisch verplaatst.
• Route optimaliseren wijzigt de geplande uren niet; die past u zelf aan.
• Op de smartphone en vanuit de kaart kunt u niet slepen. De posities op de kaart zijn die van de laatste actie in de app, geen live gps-tracking.
• Gegevens importeren neemt onder meer klanten, locaties, installaties en onderhoudscontracten over, maar geen interventies. De afspraken uit uw lopende Excel-planning zet u zelf in de planning.

Veelgestelde vragen

Hoe maak ik een werkplanning in Excel?

Kies een rooster met de techniekers in rijen en per dag een voormiddag en een namiddag in kolommen, of een lijst met één rij per opdracht: datum, tijdvenster, technieker, klant, adres, werk en status. Zet verlof en feestdagen er eerst in, houd een blok vrij voor dringend werk en geef elke status een vaste kleur en tekst.

Is er een gratis voorbeeld of template voor een planning in Excel?

Deze pagina heeft geen bestand om te downloaden. Ze bevat twee voorbeelden om over te nemen, een rooster per halve dag en een lijst met één rij per opdracht, en een tabel met kleurcodes. Neem ze over in een leeg Excel-bestand, één per tabblad.

Hoe deel ik een Excel-planning met mijn techniekers?

Laat één persoon de planning aanpassen en zet het bestand op één plaats, alleen-lezen voor de techniekers, of stuur elke technieker zijn week als pdf. Wijzigingen tijdens de dag geeft u telefonisch door.

Wanneer volstaat een werkplanning in Excel niet meer?

Als de planning elke dag meerdere keren wijzigt, als twee mensen tegelijk plannen, of als u voor de factuur de uren en onderdelen apart moet opzoeken. Excel waarschuwt ook niet voor een opdracht op een verlofdag of een dubbele boeking.

Krijgt een technieker een melding als ik de planning in Service Suite wijzig?

Nee, er zijn geen pushmeldingen. De app van de technieker haalt de wijzigingen op bij het openen en daarna elke minuut. Bel de technieker dus bij een dringende wijziging.